Бюджетирование и контроль затрат

Под бюджетированиемв бухгалтерском управленческом учете по­нимается процесс планирования. Соответственно бюджет (или смета) — это план.

Структура бюджета — это бюджетный классификатор, позволя­ющий задать желаемую иерархию бюджетных статей доходной и рас­ходной частей бюджета и сгруппировать по этим статьям бюджетные элементы. Структура бюджета зависит от структуры и системы управ­ления организацией, специфики организации, принятой в организации учетной политики, пожеланий руководства по удобной для анализа степени детализации статей и т.д.

Для разработки структуры бюджета конкретной организации и основных бюджетных форм необходимо провести диагностику бизнес-системы организации по следующим направлениям.

Анализ особенностей реализации продукции организации. В рамках этого направления следует выяснить, какие виды деятельно­сти организации относятся к основной, а какие – к прочей реализации.

Анализ доходов от основной деятельности. Необходимо выяс­нить, каковы структура и формы планирования доходов от основной деятельности: внутренний рынок и экспорт, рубли и валюта, в целом по организации или по основным ассортиментным группам и т.д.

Оценка доходов от прочих видов деятельности. Требуется опре­делить структуру доходов от прочей реализации. К ним могут относить­ся доходы от реализации услуг вспомогательных цехов на сторону, доходы от реализации путевок в собственные детские оздоровитель­ные лагеря, дома отдыха и т.п., доходы от сдачи имущества в аренду, реализация отходов производства, доходы от коммерческой деятель­ности, не связанной с основной деятельностью, доходы от реализации основных фондов, материалов и т.д.

Определение внереализационных доходов. Это могут быть доходы от участия в деятельности других организаций, курсовые разницы, дохо­ды от операций с ценными бумагами и т.д.

Определение специфики производственного процесса органи­зации. На этом направлении выявляется необходимость раздельного планирования основного и вспомогательного производства; нормиру­емых запасов.

Анализ организационной структуры для разработки бюд­жетов структурных подразде-лений организации.

Определение структуры расходов организации и определе­ние наиболее значимых статей для более глубокой детализации в процессе бюджетирования. Необходимо определить состав и структуру условно-переменных, условно-постоянных расходов, налоговых платежей, инвестиций, расходов на социальную сферу, затрат из при­были и т.д.

Основными функциями системы бюджетирования являются: планирование деятельности организации, информирование, просчет различных вариантов бюджетов, мониторинг и анализ исполнения бюджетов.

Планирование деятельности организации. Эта функция сводит­ся к формированию основного бюджета организации, отражающего снабженческие, производственные, сбытовые, финансовые и инвести­ционные процессы ее деятельности в их взаимосвязи и взаимообуслов­ленности, на базе принятых учетных концепций. Хотя эту функцию системы можно реализовать на разных уровнях агрегирования инфор­мации, в любом случае она предназначена для координации различ­ных операций (действий) по достижению целей организации.

Благодаря реализации этой функции увязываются различные аспекты деятельности организации, согласуются объемы материальных, финансовых и трудовых ресурсов, необходимых для осуществления пла­нируемой программы, координируются различные операции и осуще­ствляется контроль. При этом вертикальная и горизонтальная детали­зация бюджетов позволяет получить информацию по направлениям деятельности, центрам финансовой ответственности и другим аналити­ческим признакам, а также координировать действия структурных под­разделений организации.

Реализация функций планирования дает возможность также формировать в соответствии с информационными потребностями менеджеров любые количественные показатели достижения целей орга­низации (целевые показатели), оценивать степень достижения целей планируемой программой, проводить предварительный анализ деятель­ности и будущего финансового положения организации.

Завершающий этап осуществления данной функции — составле­ние предварительных отчетов, с тем чтобы убедиться в обеспечении планируемой производственной программой удовлетворительной структуры баланса и высокого финансового результата.

Информирование. Эта функция системы бюджетирования заключается в доведении (с помощью бюджетов) до каждого из менед­жеров сведений о роли управляемого им подразделения в планируемой программе и распределении ответственности за достижение целевых показателей.

Просчет различных вариантов бюджетов. Данная функция тесно связана с принятием управленческих решений и выбором лучшей производственной программы деятельности организации. Она позво­ляет ясно представить взаимосвязь принимаемых решений ицелевых показателей, оценить их совокупное влияние и вклад каждого реше­ния в конечный результат, выявить решения, нарушающие гармонию производственно-хозяйственной деятельности.

Мониторинг исполнения бюджетов. Эта функция состоит в выявлении отклонений фактических результатов деятельности от запланированных и оценке их влияния на целевые показатели (как правило, на финансовый результат). Поэтому полные системы бюджетирования — это информационные системы, включающие прогнозную, плановую и фактическую информацию о различных аспектах деятель­ности организации, представленную в сопоставимом виде. Механизм установления причин и величин отклонений зависит от способа аккуму­лирования этой информации и формирования информационных отчетов.

Анализ исполнения бюджетов. Выявленные отклонения важно изучить и соотнести с центрами финансовой ответственности (ЦФО). Анализ исполнения бюджета также может осуществляться на разных уровнях в зависимости от сроков и решаемых на каждом уровне раз­ных задач, что определяет степень сложности реализации. От уровня его проведения зависят полнота, глубина и способ осуществления таких функций управления, как оценка деятельности организации в целом и вклада каждого ЦФО, выявление факторов (причин), вызвавших отклонения, мотивация деятельности, оценка вклада каждого сотруд­ника в выполнение программы, регулирование деятельности. Таким образом, анализ исполнения бюджета способствует принятию обосно­ванных корректирующих (регулирующих) решений.

При определении сущности функций системы бюджетирования необходимо учитывать, что возможны различные способы реализации каждой из перечисленных функций. Выбор той или иной технологии зависит от перечня управленческих функций, которые руководство надеется реализовать с использованием системы бюджетирования.

Планирование - особый тип процесса принятия решений, который касается не одного события, а деятельности всего предприятия. Про­цесс планирования неразрывно связан с процессом контроля. Без кон­троля планирование становится бессмысленным. Планирование наряду с контролем является одной из функций управления и представляет собой процесс определения действий, которые должны быть выполне­ны в будущем. Любое предприятие, достигшее среднего размера и, как следствие, имеющее такую организационную структуру, при которой службы предприятия обладают определенным уровнем самостоятель­ности, нуждается в планировании и контроле.

В основе планирования и контроля лежит анализ прошлой финансо­вой и нефинансовой информации. Финансовая информация, необхо­димая для планирования, собирается и обрабатывается в системе бухгалтерского учета.

Различают текущее (краткосрочное)планирование (разработка смет, бюджетов) — сроком до года — и перспективное (сроком более года). Обычно перспективные планы разрабатываются на 3—5 лет, а в элект­роэнергетике и добывающих отраслях промышленности — и на более длительный период (20 лет).

Планирование и контроль являются необходимыми атрибутами уп­равления предприятием. При этом подуправлениемпонимается про­цесс обеспечения деятельности предприятия для достижения его це­лей в соответствии с намеченными планами.

Смета (или бюджет)представляет собой финансовый документ, со­зданный до выполнения предполагаемых действий. Это прогноз будущих финансовых операций. Бюджет является количественным выражением планов деятельнос­ти и развития организации, координирующим и конкретизирующим в цифрах проекты руководителей. В результате его составления стано­вится ясно, какую прибыль получит предприятие при одобрении того или иного плана развития. Использование бюджета создает для орга­низации следующие преимущества.

1. Планирование, как стратегическое, так и тактическое, помогает кон­тролировать производ-ственную ситуацию. Без наличия плана управляю­щему, как правило, остается только реагировать на обстановку, вместо того чтобы ее контролировать. Бюджет, являясь составной частью плана, содействует четкой и целенаправленной деятельности предприятия.

2. Бюджет, будучи составной частью управленческого контроля, со­здает объективную основу оценки результатов деятельности организа­ции в целом и ее подразделений. В отсутствие бюджета, при сравнении показателей текущего периода с предыдущими можно прийти к оши­бочным выводам, а именно: показатели прошлых периодов могут вклю­чать результаты низкопроизводи-тельной работы. Улучшение этих по­казателей означает, что предприятие стало работать лучше, но свои возможности оно не исчерпало. При использовании показателей пре­дыдущих периодов не учитываются появившиеся возможности, которых не существовало в прошлом.

3. Бюджет как средство координации работы различных подразде­лений организации побуждает управляющих отдельных звеньев строить свою деятельность с учетом интересов организации в целом.

4. Бюджет — основа для оценки выполнения плана центрами ответ­ственности и их руководителей: работа менеджеров оценивается по отчетам о выполнении бюджета; сравнение фактически достигнутых результатов с данными бюджета указывает области, куда следует направить внимание и действия.

Процесс составления организацией бюджета называется бюджет­ным циклом, который состоит из следующих этапов:

• планирование с участием руководителей всех центров ответствен­ности, деятельности организации в целом, а также ее структурных под­разделений;

• определение показателей, которые будут использоваться при оцен­ке этой деятельности;

• обсуждение возможных изменений в планах, связанных с новой ситуацией;

• корректировка планов с учетом предложенных поправок.

Будет полезно почитать по теме: