Правила деловой переписки

Деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.

Руководителю или специалисту налогового органа по роду своей деятельности приходится писать немало деловых писем. К таким письмам относятся характеристики, резюме, рекоменда­тельные письма, письма-напоминания и благодарности, письма – приглашения на собеседования, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т.п. Общие требования написания деловых писем таковы:

• бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

• желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой налоговой службы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими рекви­зитами;

• служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

• ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с крас­ной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;

• текст печатается через полтора – два интервала;

• желательно избегать переноса слов;

• в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полно­стью (например, 2 ноября 2005 года);

• наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, простав­ляется на левой стороне листа;

• ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например « Уважае­мый Иван Иванович»;

• после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следую­щую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

• заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;

• подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, напри­мер, «С уважением...», фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;

• резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;

• письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

• на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо – 10 дней; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

• точность и ясность изложения мыслей – короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

• максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и одно­значно выражающих суть;

• краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного;

• грамотность – соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

• корректность – деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.