Стадии и этапы деловых переговоров

В процессе переговоров как правило ставятся следующие цели: добиться взаимной договоренности по вопросу, по которому, как правило, сталкиваются интересы; достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых интересов, не разрушая при этом сложившиеся отношения.

Для того чтобы удовлетворить эти желания, необходимо решить проблему, наладить межличностное взаимодействие, управлять эмоциями.

Предварительно отметим, что инициатива проведения переговоров всегда принадлежит той стороне, которая психологически лучше готова к ним. Основная задача переговоров в психологическом плане – убедить собеседника, заставить его принять ваше предложение. При этом переговоры должны проходить в вежливо-предупредительном тоне. Все нетактичные и грубые методы должны быть исключены. Следует отметить, что и слишком серьезная манера переговоров не сопутствует успеху.

Профессиональный налоговых служащий обязан быть дипломатичным, т.е. иметь в своем арсенале приемы, позволяющие найти путь к налогоплательщикам, снять их сопротивление, нейтрализовать нечестные действия.

Переговоры состоят из трех основных стадий: подготовка переговоров, процесс переговоров и достижение согласия (табл. 1), которые, в свою очередь, состоят из нескольких этапов.

Таблица 1

Стадии и этапы деловых переговоров

п/п

Стадии переговоров

Этапы переговоров

1

Подготовка

1.1.  Выбор средств ведения переговоров.

1.2.  Установление контакта между сторонами.

1.3.  Сбор и анализ необходимой для переговоров информации.

1.4.  Разработка плана переговоров.

1.5.  Предварительное формирование атмосферы взаимного доверия.

2

Процесс

2.1. Начало переговорного процесса.

2.2. Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня.

2.3. Раскрытие глубинных интересов сторон.

2.4. Разработка вариантов предложений для договоренности.

3

Достижение согласия

3.1. Выявление вариантов для соглашения.

3.2. Окончательное обсуждение вариантов решений.

3.3. Достижение формального согласия.

Раскроем сущность каждого из этапов переговоров в рамках обозначенных стадий.

Стадия подготовки переговоров предусматривает осуществление следующих этапов:

Выбор средств ведения переговоров. На этом этапе выявляются совокупность различных подходов или процедур переговоров, средства, необходимые для их осуществления; определяются посредники, арбитраж, суд и др., способствующие решению проблемы; выбирается подход для обеих сторон.

Установление контакта между сторонами. На этом этапе устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте; высказывается желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме; устанавливаются отношения, для которых характерны взаимное согласие, доверие, уважение, часто взаимные симпатии, развивается переговорное взаимодействие; договариваются об обязательности процедуры переговоров; договариваются о включении во взаимодействие всех заинтересованных сторон.

Сбор и анализ необходимой для переговоров информации. На этом этапе выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношение к предмету переговоров; проверяется точность данных; минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных; выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон.

Разработка плана сторон переговоров. Здесь определяются стратегия и тактика, способные привести стороны к соглашению; выявляется тактика, соответствующая ситуации и специфике спорных вопросов, подлежащих обсуждению.

Предварительное формирование атмосферы взаимного доверия. На этом этапе ведется психологическая подготовка к участию в переговорах по основным спорным вопросам; подготавливаются условия для восприятия и понимания информации и минимизируется эффект влияния стереотипов; формируется атмосфера признания сторонами законности спорных вопросов; создается обстановка доверия и эффективной коммуникации.

Стадия процесса переговоров включает следующие этапы:

Начало переговорного процесса. Здесь представляются участники переговоров с обеих сторон; стороны обмениваются суждениями, демонстрируют добрую волю слушать, разделять идеи, открыто предъявлять соображения, желание договориться в мирной обстановке; выстраивается генеральная линия поведения; выясняются взаимные ожидания от переговоров; формируются позиции сторон.

Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня. На этом этапе определяется область переговоров, имеющая отношение к интересам сторон; выявляются и формулируются спорные вопросы, подлежащие обсуждению; стороны стремятся к выработке соглашения по спорным вопросам; обсуждение начинается с таких спорных вопросов, разногласия по которым менее серьезны, а вероятность соглашения достаточно высокая; используются приемы активного слушания спорных вопросов с получением дополнительной информации.

Раскрытие глубинных интересов сторон. Здесь осуществляется изучение спорных вопросов по одному, а затем в комплексе, чтобы выявить интересы, потребности и принципиальные отношения переговоров участников переговоров; участники переговоров стараются принять чужие интересы как свои собственные.

Разработка вариантов предложений для договоренности. На этом этапе участники стремятся выбрать приемлемый вариант из имеющихся либо сформулировать новый вариант; делается обзор потребностей всех сторон, в котором связываются воедино все спорные вопросы; разрабатываются критерии или предлагаются действующие нормы, которыми можно будет руководствоваться при обсуждении соглашения; формулируются принципы соглашения; последовательно решаются спорные вопросы, наиболее сложные дробят на более мелкие, на которые легче дать приемлемый для сторон ответ; варианты решений выбираются как из предложений, представляемых сторонами индивидуально, так и их тех, которые были разработаны в процессе общей дискуссии.

Стадия достижения согласия включает следующие этапы:

Выявление вариантов для соглашения. На этом этапе подробно рассматриваются интересы обеих сторон; устанавливается связь между интересами и имеющимися вариантами решений проблемы; оценивается эффективность выбираемых вариантов решений.

Окончательное обсуждение вариантов решений. Здесь выбирается один из имеющихся вариантов; посредством уступок сторонами происходит движение сторон навстречу друг другу; создается более совершенный вариант на основе выбранного; формулируется окончательное решение; стороны работают над процедурой достижения основного соглашения.

Достижение формального согласия. На завершающем этапе достигается согласие, которое может быть представлено в виде юридического документа (договора, контракта); обговариваются условия выполнения договора (контракта); разрабатываются возможные пути преодоления вероятных препятствий выполнению договора (контракта); предусматривается процедура контроля его выполнения; договоренности придается формализованный характер и разрабатываются механизмы принуждения и обязательств: гарантии выполнения, справедливость и беспристрастность контроля.

В процессе переговорах, осуществляемых налоговыми служащим, в частности с налогоплательщиками, возникает потребность в создании благоприятного климата в деловом общении.

Будет полезно почитать по теме: