Структура и актуальные положения «Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях»

Очень подробные правила хранения и использования музейного фонда изложены в обширной «Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР». Инструкция утверждена Приказом Министерства культуры СССР от 17 июля 1985 г. (№ 290). Инструкция определяет порядок и основные формы учета, методы хранения и реставрации музейных ценностей.

На основе Инструкции и с учетом других нормативных документов руководство музея, реставрационного или выставочного учреждения обязано разработать собственную инструкцию, определяющую внутренний порядок учета, хранения и реставрации музейных ценностей; хранение их в запасниках, в постоянной экспозиции и на выставках; прием и выдачу в постоянное или временное пользование; реставрационные осмотры; охрану, дежурства, опломбирование и опечатывание помещений, хранение ключей; права и обязанности хранителей, научных сотрудников, реставраторов, смотрителей залов.

Директор музея, реставрационного или выставочного учреждения несет ответственность за создание надлежащих условий хранения, за состояние учета, за научную инвентаризацию, реставрацию и консервацию, за обеспечение охраны, а также за противопожарное состояние музея. Наряду с директором ответственность за целость, сохранность, постановку учета, консервации несет главный хранитель, в некоторых музеях – зам. директора по учету и хранению. При отсутствии в штате главного хранителя ответственность несет заведующий фондами или научный сотрудник, на которого приказом директора возложены обязанности хранителя или заведующего фондами. На время болезни или отпуска главного хранителя, а также отстутствия по другим причинам его обязанности исполняет другой работник, назначаемый специальным приказом директора. В случае организации хранения по отделам, ответственность за музейные ценности несет и завещующий отделом наряду с главным хранителем.

Заместитель директора по научной части несет ответственность за комплектование фондов, надлежащее качество научной инвентаризации. В музеях, где нет заместителя директора, эту ответственность несет директор. Среди других заместителей директора предусмотрены должности заместителя по административно-хозяйственной части, а в крупных музеях – еще и по капиталь-ному строительству.

Все документы, связанные с передвижением музейных фондов (прием и выдача, передача из одного отдела в другой), планы учетно-хранительского и реставрационного характера, переписка, отчеты – должны визироваться или подписываться главным хранителем (заведующим фондами).

Только по согласованию с главным хранителем (заведующим фондами) должны происходить назначения, увольнения и пермещения работников учета, хранения и реставрации, а также внутренней охраны и смотрителей залов. В случае получения распоряжения директора, противоречащего Инструкции (п. 17), главный хранитель (заведующий фондами) до выполнения его должен поставить в известность директора в письменной форме о неправильности данного распоряжения. При подтверждении директором в письменной форме распоряжения главный хранитель обязан немедленно сообщить об этом союзному или республиканскогому Министерству культуры (в настоящее время они соответствуют министерствам федеральному либо суъекта федерации) по подчиненности музея, а в музеях других министерств и ведомств – вышестоящим органам.

Обо всех случаях хищения, повреждения или заболевания музейных предметов директор и главный хранитель (заведующий фондами) обязаны немедленно сообщать в Министерство культуры в соответствии с подчиненностью в устной, а затем и письменной форме с подробным изложением всех обстоятельств. При этом музей обязан немедленно составить дефектный акт (п. 20), к которому прилагается фотография предмета. Необходимо обеспечивать сохранность даже самых незначительных частей поврежденных предметов с передачей их реставрационной мастерской.

Реставрацию выдающихся музейных ценностей (кроме самых простейших консервационных работ) допускается производить только с разрешения Министерства культуры и при наличии заключения комиссии в составе авторитеных специалистов, музейных работников и реставраторов высшей категории.

Обязанности хранителя возлагаются и на директора передвижной выставки или другое лицо, сопровождающее экспонаты такой выставки. Хранителями музейных фондов могут быть назна-чены лица с высшим образованием, проработавшие в должности научного сотрудника не менее года и прошедшие стажировку в музее по разделу хранительской работы не менее 3-х месяцев.

Вскрытие витрины или хранилища при отсутствии хранителя производится комиссией из 3-х сотрудников с обязательным присутствием главного хранителя (заведующего фондами) или директора, при отсутствии директора его может заменить заместитель. При вскрытии хранилища обязательно составляется акт с указанием причин и результатов такого действия.

К обязанностям хранителя относятся: ведение журнала регистрации посетителей хранилищ, ограждение хранилища от посещения посторонних лиц без разрешения директора или главного хранителя; ведение журналов по консервации музейных предметов и картотеки сохранности; ведение сводки ежедневных записей показателей температурно-влажностного режима в хранилищах и экспозиционных залах, составление ежемесячных графиков колебания температуры и влажности.

Работы по консервации и реставрации музейных ценностей выполняются специализированными государственными учреждениями системы Министерства культуры, реставрацион-ными отделами (мастерскими) крупных музеев и отдельными штатными реставраторами музеев.

В музеях должны быть созданы реставрационные советы, если в их штате есть реставраторы или ресравтационные мастерские. Такие советы возглавляет заместитель директора по научной или учетно-хранительской работе либо главный хранитель. Положение о реставрационном совете утверждается директором по представлению сотрудника, уполномоченного возглавлять реставрационный совет. Решения советов по реставрации и консервации входят в силу после утверждения директором музея. Утверждается годовой план реставрации, на основе утвержден-ного годового плана составляются квартальные и месячные планы реставрационных работ. Составляются также календарные планы осмотра музейных предметов.

К самостоятельному выполнению реставрационных и консервационных работ в музеях, реставрационных мастерских и организациях могут быть допущены только лица, прошедшие обучение на специальных отделениях художественных учебных заведений, специальных курсах или стажировку в ведущих реставрационных организациях и аттестованные. Дирекция музея или реставрационного учреждения не имеет права поручать реставратору выполнение более сложных реставрационных работ, чем это предусмотрено его квалификационной характеристикой, установленной при аттестации или рекомендацией после стажировки. На каждый реставрируемый музейных предмет реставратор составляет проект реставрационного задания с указанием всех операций в их последовательности, рецептур и материалов. Реставрационное задание одобряется реставрационным советом музея и утверждается директором.

Собрания музеев состоят из основного и научно-вспомогательного фондов. Из основного фонда может быть выделен обменный фонд, состоящий из предметов, не отвечающих профилю музея, а также из излишних дублетных экземпляров (более 5). Отнесение предметов к тому или иному фонду производится фондово-закупочной комиссией музея и оформляется протоколом, который утверждается директором и скрепляется печатью музея.

Акты, книги поступлений и инвентарные книги должны заполняться разборчиво, четко, без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений. Исправления записей в этих документах допускаются лишь красными чернилами. Старые записи зачеркиваются только одной чертой. Об исправлениях делается соответствующая запись на той же странице, которая заверяется директором и главным хранителем (заведующим фондами), заведующим отделом учета, материально ответственным лицом и скрепляется печатью музея.

Оформление приема и выдачи предметов производится немедленно по соответствующим актам. Хранение в музеях предметов, не оформленных актами приема как первичным юридическим документом государственного учета фондов, категорически запрещается. К акту желательно приложить сведения об истории предмета (так называемую легенду), т.е. сведения о происхождении, движении предмета, пребывании в коллекциях и на выставках, связи с определенными историческими событиями и лицами, время изготовления, места бытования, способы и условия употребления. Акты приема и выдачи составляются в количестве не менее 3-х экземпляров, один из которых выдается лицу, сдавшему или принявшему предмет, остальные передаются хранителю и отделу, в который предмет поступил или из которого выдан.

В акте выдачи во временное пользование организаторам выставок должна быть оговорка, что принимающее учреждение в лице его представителя ознакомилось с инструкией о хранении и учете и обязуется ее выполнять. Также необходимо получить от принимающего учреждения оговоренную актом гарантию сохранности и своевременного возврата предмета, выданного во временное пользование. Лицо, принимающее предметы, должно иметь доверенность.

Транспортировка предметов производится в сопровождении материально ответственного лица от сдающей или принимающей стороны. К акту выдачи прилагаются копии железно-дорожных, авто- или авианакладных на отправку груза. Категорически запрещается передача экспонатов во временное хранение без согласия их владельца.

Внутренние передачи предметов из одного отдела в другой, от одного материально ответственного хранителя другому материально ответственному производятся по разрешению деректора и оформляются актом. Акты утверждаются директором или его заместителем по науч-ной части и скрепляются печатью музея. Кратковременная передача предметов в фотолаборато-рию или для научной работы в пределах музея производится по разрешению главного хранителя (заведующего фондами) и заведующего отделом и оформляется распиской в специальной книге рукой принимающего лица.

Раздельно пронумерованные акты постоянного и временного хранения подшиваются в два разных дела актов приема или в два разных дела актов выдач в порядке восходящих номеров (т.е. в хронологическом порядке). Все акты подлежат регистрации в специальной книге регистрации актов. В конце года акты нумеруются по страницам, шнуруются, опечатываются печатью и остаются на хранение в музее. Сдаче в Главное архивное управление акты и другие связанные с коллекциями музея документы не подлежат.

Все предметы, поступившие в музей на постоянное хранение, после актирования и рассмот-рения на фондово-закупочной комиссии в течение месяца вносятся в книги поступлений основного или научно-вспомогателного фонда. Предметы, поступившие на временное храние, регистрируются в книге временных поступлений. Порядковый номер по книге поступлений, присвоенный предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей. Уникальные предметы обязательно фотографируются. Книга поступлений должна быть до заполнения пронумерована, прошнурована, подписана и опечатана печатью вышестоящей организации, что предусмотрено для документа охранного порядка.

Инвентаризация является основной формой изучения, описания и научного определения музейных предметов основного фонда. Научная инвентаризация материалов научно-вспомогатель-ного фонда не ведется. В краеведческих музеях, например, предметы систематизируются по типам источников, коллекциям, видам материала, видам искусства, технике, назначению. В художествен-ных музеях предметы систематизируются по видам искусства (живопись, скульптура, графика, декоративно-прикладное искусство и др.), материалу и технике (дерево, металл, кость, гравюра, рисунок), по назначению (мебель, нумизматика и др.).

Для музеев с большими художественными коллекциями рекомендована следующая систе-матизация: живопись, иконопись, графика (рисунки и акварели, гравюра и литография, плакаты, книги с гравюрами, прикладная графика); скульпура, архитектурные детали и фрагменты, декоративно-прикладное искусство (керамика и стекло, изделия из металла, из дерева, из кости, камня, мебель); нумизматические материалы (монеты, ордена, медали, жетоны, плакеты, клады, бумажные деньги); археологические коллекции.

В небольших музеях рекомендовано уменьшение до трех-четырех групп. Например: живопись и иконопись; графика и архитектурные чертежи; скульптура и фрагменты архитектуры; декоративно-прикладное искусство (мебель, ткани, фарфор) и др.

Инвентарные книги как юридический документ музея должны быть до заполнения пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящей организации, а также подписаны ее представителем. До записи в инвентарную книгу должна быть заполнена инвентарная карточка с теми же графами, что и в инвентарной книге. Такая карточка составляется научным сотрудником музея, являющегося специалистом по данной отрасли науки и искусства. Карточка визируется заведующим отделом, замастителем директора по научной части или главным хранителем, при отсутствии таковых – директором музея.

Альбомы рисунков, фотографий и др. записываются под одним инвентарным номером,

а каждый лист получает дробный номер. Указывается общее количество листов с зарисовками или количесво фотографий, количество пустых и отсутствующих листов или гнезд для фотографий. Каждый лист подлежит отдельной инвентаризации, если альбом состоит из произведений разных авторов. Строго запрещается использование инвертарных номеров, освободившихся после исключения выбывших музейных предметов, для записей других предметов.

При наличии у музея филиалов все новые поступления актируются и заносятся в книги поступлений в основном музее, а учет по книгам научного инвентаря ведется в филиале. Дубликат инвентарной карточки на каждый музейный предмет направляется в основной музей. Выдача предметов из филиала во временное и постоянное пользование оформляется в основном музее.

Музеи с собранием предметов до 3 тыс. штук ежегодно проводят проверку всего наличия музейных предметов. Музеи с более крупными собраниями ежегодно проводят проверку части собрания (например по отделам) в соответствии с планом переучета музейных ценностей, утвержденным директором.

Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных металлов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом, опломбированном (в нерабочее время) помещении и посторонним лицам не выдаются. Вынос таких документов из здания музея воспрещается.

При современном стремительном внедрении электронных форм обработки информации, когда, например, в крупнейших государственных библиотеках после 2000 г. перестали вести каталоги на карточках, замененные электронным каталогом, порядок хранения электронной информации, ее внесения и доступа к ней очевидно должен в конкретных случаях предусматривать меры защиты, адекватные степени надежности мер, разработанных многолетней или вековой практикой для бумажных носителей. В электронной практике для текстовых редакторов и баз данных существуют системы поиска по разным параметрам, системы различных паролей уровня доступа и прав пользователя, копирования, защиты от редактирования или перезаписи, сохранение старых вариантов при редактировании, учет количества и инициатора просмотров или редактирования, распечатки, копирования информации и др.

В рассматриваемой Инструкции говорится об обязательном наличии следующих видов карточек по составу фонда: учетная (включает фонды в порядке записи в книгах поступлений); инвентарная (включает предметы в порядке записи в инвертарной книге); топографическая для быстрого поиска; сохранности с фиксацией физического состояния предмета на момент поступления и его дельнейшие изменения либо реставрация; систематическая на основании учетной и научно-исследовательской работы (авторская, именная, предметная, хронологическая по историческим периодам, географическим районам, археологическим группам, промышленным производствам и др.).

Подробно оговариваются инструкцией технические условия хранения. Например, воспрещается приспособление под фондохранилища чердачных и подвальных помещений (п. 157). Здание музея должно быть изолированным, каменным, с железобетонными перекрытиями или черепичной крышей, центральным отоплением и приточно-вытяжной вентиляцией. Повышенная влажность в подвальных помещениях музея недопустима даже в случаях, когда эти помещения не используются для хранения музейных ценностей.

В музейных зданиях допустимо только электрическое освещение. Кроме центрального энергоснабжения в музеях должна существовать автономная система аварийного освещения.

В музейных зданиях уникального характера, где проведение электричества невозможно, работа должна проводиться только при дневном освещении.

Деревянные сооружения (например памятники деревянного зодчества на открытом воздухе) следует располагать на расстоянии не ближе 100 м друг от друга и от основного музейного здания.

Охрана музея осуществляется по инструкции, разработанной и утвержденной музеем и организацией, предоставляющей музею охрану. Эта инструкция должна предусматривать непрерывную круглосуточную охрану коллекций и помещений музея. Все двери хранилищ, экспозиционных залов, а также шкафы и витрины должны иметь свой порядковый номер, петли для пломб и надежные внутренние замки, каждый с двумя ключами. Ежедневно (в начале и в конце рабочего дня) материально ответственные научные сотрудники и музейные служители обязаны фиксировать в специальных журналах наличие экспонатов и состояние экспозиционных залов. Наложение и снятие печатей или пломб на двери экспозиционных залов и хранилищ регистрируется в специальном журнале, хранящемся на посту охраны.

Срок экспонирования всех видов бумажных материалов зависит от характера освещенния залов и использованных средств защиты самих произведений. В зависимости от условий общая продолжителльность экспонирования должна быть не более 6 месяцев в году. Старые фотоснимки экспонируются в витринах или под стеклом по тем же правилам, что и художественная графика. Допустимый срок их экспонирования – не более года. Для постоянной экспозиции их необходимо заменять точной фотокопией. Ткани, костюмы, головные уборы, обувь следует выставлять только в застекленных витринах и шкафах. При экспонировании одежды предпочительно использовать манекены. Если одежда хранится или экспонируется на плечиках, то на последние необходимо сделать мягкие подкладки. Срок экспонирования недублированных тканей в висячем положении не должен превышать 3 лет. Оборудование временных выставок должно отвечать всем основным требованиям, предъявляемым к экспозиционному оборудованию.

Категорически запрещается делать перерыв в отоплении и допускать резкие колебания температуры и влажности воздуха в музеях. Температура воздуха в музейных помещениях при комплексном хранении различных материалов должна быть в пределах (18 ± 1)ºС. Оптимальные условия относительной влажности при комплексном хранении различных материалов – (55 ± 5)%. В помещениях с повышенной влажностью допустимо хранение камня (кроме мрамора, известняка и других близких к ним материалов), керамики, фафора при условии хорошего состояния их сохранности.

В связи с тем, что температурно-влажностный режим находится в зависимости от числа посетителей, для каждого музея должна быть установлена предельно-допустимая посещаемость. Нормы посещаемости устанавливаются как годовые, так и дневные. В период прекращения отопления, при неблагоприятных погодных условиях и нарастании относительной влажности в помещениях свыше 85% музей должен сократить или полностью прекратить впуск посетителей.

Наиболее разрушительным воздействием обладает естественный свет. Недопустимо попадание прямых солнечных лучей на все виды материалов, и прежде всего на органические материалы, а также драгоценные и полудрагоценные камни, минералы и цветные стекла. Для хранения масляной и темперной живописи, а также предметов из кости необходимо систематическое освещение (естественное или искусственное) в дневное время. При более слабом освещении темнеют покровные слои и тонировки живописи и желтеет кость.

Музейные предметы, подлежащие транспортировке, должны тщательно осматриваться реставрационным советом или специальной комиссией. Состав комиссии назначается директором музея. Для особо ценных высокохудожественных, уникальных предметов, а также предметов, находящихся в не вполне удовлетворительном состоянии сохранности, предусматривается изготовление специальной упаковочной тары с учетом индивидуальных особенностей каждого предмета. В каждый упакованный ящик вкладывается один экземпляр упаковочного акта на предметы, находящиеся в данном ящике, подписанный хранителем или научным сотрудником музея, ответственным за упаковку предметов, реставратором и упаковщиком. Музей или другая организация, отправляющая предметы, должна своевременно уведомить грузополучателя об отправке груза и сопровождающем для принятия необходимых мер по приему груза.

Приемка предметов, принятых от транспортных организаций, производится группой ответственных сотрудников по поручению руководителя принимающей организации. Приемка производится с участием сопровождающего груз. Груз принимается поящично. Результаты приемки оформляются актом, в котором указывается наличие прибывших предметов в каждом ящике, фиксируется состояние сохранности каждого предмета и возможные причины, приведшие к их повреждению. Ящики с предметами вскрыватся обязательно в закрытом помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть близки к нормальному музейному режиму. В зимнее время, а также ранней весной и поздней осенью (при большой разнице между наружной температурой и температурой внутри помещения) ящики вскрываются только на следующие сутки после пребывания их в помещении.

Инструкция содержит образцы квитанций на получение предметов от владельцев, коллекционной описи, акта приема предметов на постоянное хранение, акта выдачи предметов на временное хранение, акта приема предметов на материально-ответственное хранение, акта внутримузейной передачи, книги регистрации актов приема на постоянное хранение, книги поступлений на постоянное хранение для художественных музеев, инвентарной книги для художественных музеев, топографической описи, книжки музейного хранителя, журнала регистрации посетителей фондохранилища, описи осмотра состояния сохранности экпонатов и др.