Документы, сопровождающие хранение и копирование музейных (архивных) памятников

Инвентарная книга для художественных музеев (научный инвентарь музея) содержит следующие графы: дата записи; № по порядку; автор – фамилия, имя, отчество (либо школа и эпоха – при отсутствии сведений об авторе); описание предмета – наименование, наличие подписи и даты на предмете и т.п.; материал и техника; размер, вес (для драгоценных металлов и камней); сохранность; документ поступления, цена; № книги поступлений; № и шифр предмета по старой погашенной инвентарной книге музея; № фотонегатива; примечание; количество предметов.

Акт сверки наличия музейных предметов с инвентарями и актами материально-ответственного хранения должен начинаться с пометки «Утверждаю» с подписью директора музея и датой. Далее указывается номер акта, его тип – «Акт сверки наличия музейных предметов с инвентарями и актами материально-ответственного хранения», дата. Содержание акта начинается со слов: «Настоящий акт составлен в том, что согласно приказу директора от (указывается число, месяц и год) комиссия в составе (перечисляются участники комиссии) провела проверку наличия музейных предметов фонда, находящегося на материально-ответственном хранении у (указывается, у кого) со следующими учетными документами» (перечисляются документы). Далее следуют слова: «В результате сверки установлено следующее: по данным отдела учета на материально-ответственном хранении у (указывается, у кого) на (указывается число, месяц и год составления акта о проверке) находится (цифрой и прописью указывается количество) музейных предметов. Из них (цифрой и прописью указывается количество) предметов с содержанием драгоценных металлов, в которых содержится общим весом: золота, серебра и т.д. (указывается, сколько). Фактически в фонде (указывается название фонда) у (указывается, у кого) находится (цифрой и прописью указывается количество). Из них предметов с содержанием драгоценных металлов, в которых содержится общим весом: золота, серебра и т.д. (указывается количество) в которых содержится общим весом: золота, серебра и т.д. (цифрой и прописью), что соответствует (не соответствует) данным отдела учета».

В заключение констатируется: «Расхождения с записями в учетных документах» (есть или нет). Приложением к акту является перечень всех сверенных предметов. Акт завершается подписями членов комиссии.

Опись инвентарных книг указывает, на какое число (обычно на 1 января) какого года она составлена. Эта опись имеет следующие графы: № по порядку; название книги, ее шифр и номер, с какого и по какой инвертаные номера входят в книгу; дата начала и дата окончания книги; перечень исключенных инвентарных номеров; количество действующих номеров, в том числе количество предметов; примечания.

Отчет о движении музейных ценностей начинается с наименования музея. Далее указывается наименование отчета – «Отчет о движении музейных ценностей за (какое) полугодие» (какого года) и наименование фонда. Первый пункт отчета содержит формулировку: «В отчете о коли-честве предметов, находящихся в основном фонде, представленном за предшествующее полугодие, показано:

1. Предметов, приобретенных вновь (покупка, дары музея – за исключением предметов, выданных в безвозмездные передачи) – указывается количество.

2. Количество предметов, не прошедших инвентаризацию – указывается количество. Всего в фонде» – указывается количество.

Второй пункт отчета содержит формулировку: «За отчетное полугодие поступило:

1. Предметов, приобретенных вновь (покупка, дары, безвозмездные передачи) – указывается количество.

2. Предметов, переданных из других фондов музея – указывается количество.

Всего поступило в фонд» – указывается количество.

Третий пункт отчета содержит формулировку: «За отчетное полугодие выдано в постоянное пользование:

1. В другие учреждения – указывается количество.

2. В другие фонды музея – указывается количество.

Всего выдано из фонда» - указывается количество.

Четвертый пункт отчета содержит формулировку: «За отчетное полугодие заинвентари-зировано:

1. Из остатка поступлений прошлого полугодия – указывается количество.

2. Из новых поступлений за отчетное полугодие – указывается количество.

Всего заинвентаризировано» – указывается количество.

Пятый пункт отчета содержит формулировку: «На (указывается дата) в фонде числится предметов:

1. Внесенных в инвентарные книги – указывается количество.

2. Не прошедших инвентаризацию – указывается количество.

Всего в фонд» – указывается количество.

Шестой пункт отчета содержит формулировку: «На конец прошлого полугодия выдано из фонда музея:

1. На экспозицию – указывается количество.

2. На временные выставки – указывается количество.

3. В отдел реставрации – указывается количество.

4. В другие отделы» – указывается количество.

Седьмой пункт отчета содержит формулировку: «За отчетное полугодие в фонд возвращено – указывается количество. Из фонда вновь выдано:

1. На экспозицию – указывается количество.

2. На выставки – указывается количество.

3. В отдел реставрации – указывается количество.

4. В другие отделы – указывается количество.

Итого на – указывается количество на конкретную дату с расшифровкой:

1. В экспозиции – указывается количество.

2. На выставках – указывается количество.

3. В отделе реставрации – указывается количество.

4. В других отделах» – указывается количество.

Восьмой пункт отчета содержит формулировку: «Сведения о движении материалов научно-вспомогательного фонда:

1. В предыдущем отчете показано материалов научно-вспомогательного фонда – всего предметов – указывается количество.

2. В отчетном полугодии: поступило – указывается количество, выдано – указывается количество.

3. На (указывается дата) числится предметов» – указывается количество.

Девятый пункт отчета содержит формулировку: «Сведения о движении предметов, выданных из музея на временное хранение:

1. В предыдущем отчете показано выданных из фонда на временное хранение (вне музея) и невозвращенных предметов – всего указывается количество.

2. В отчетном полугодии: выдано – указывается количество, возвращено – указывается количество.

3. На (указывается дата) числится временных выданных и невозвращенных предметов всего» – указывается количество.

Завершается «Отчет о движении музейных ценностей» примечаниями и пояснениями, датой, подписью хранителя.

Карточка научного описания (типовая инвентарная карточка для музеев) начинается обозначением нименования музея и отдела. Далее указывается: инвентарный № и раздел по классификации; старый инвентарный №; номер книги поступлений; № негатива; время поступления и документ, по которому предмет поступил. Далее указывается автор (мастер, школа, страна, изготовитель, издатель, этническая группа); датировка; название и назначение; материал и техника; помещается фото; указывается размер (вес и проба для драгметаллов); дается описание (содержание предмета и его основных частей – формы, назначения, устройства, покроя, цвета, сюжета, композиции, художественного стиля, изображений, украшений, связи с событием или лицом, адресата и пр.). Указываются тексты, пометы, надписи, печати, штампы, знаки и др.; марки, клейма, наклейки, серийные номера; место и время производства (создания, изготовления, чекана, съемки, находки, издания и пр.); сохранность; реставрация и консервация; публикации, использование, бытование; музейное значение; местонахождение; отметка о выдаче; дата составления карточки; подпись составителя.

Опись осмотров состояния сохранности экспонатов содержит наименование отдела. Далее указывается век, школа, автор экспонируемого предмета; название экспоната; размер; вес и проба; материал; техника; особенности подрамника и монтировки; в отдельных графах перечисляются: год, число и месяц (дата); движение и местонахождение экспоната (стена, витрина, вал, стенд, папка); год, число, месяц (дата); результаты осмотра состояния сохранности, профилактика и реставрация экспоната. Завершается «Опись осмотров состояния сохранности экспонатов» подписями главного хранителя, реставратора, заведующего отделом.

При заключении договоров на копирование документов, в том числе кинофотодокументов для пользователей, организации, к которым обращаются пользователи, основываются на Законе «Об авторском праве и смежных правах», а также на других правовых нормативных документах. Предметом договора является неисключительное право на использование и услуги по отбору и изготовлению копий, например, только для использования в той конкретной ситуации, о которой говорится в заявке пользователя с просьбой разрешить копирование. Заказчик обязывается указывать авторов и создатетей используемой информации, а также место хранения оригиналов документов, предоставляемых ему в копиях.

В договоре можно встретиться с формулировкой, по которой заказчик решает самостоятельно возможные претензии третьих лиц, которые могут возникнуть в связи с использованием полученных материалов. Заказчик обязуется не передавать полученные копии материалов, а также право их использования третьей стороне без письменного разрешения обладателя документов.

В договоре указывается, что заказчик использует предмет договора только в той форме, которая ранее оговорена в договоре, а также не использует предмет договора для осуществления деятельности, запрещенной международным правом, законодательством Российской Федерации либо нарушающей права и законные интересы юридических и физических лиц под юрисдикцией Российской Федерации. Также в договоре указывается, что заказчик несет полную ответственность в случае искажения им содержания предоставленных материалов. Исполнитель же несет ответственность за идентичность оригиналам предоставленых копий. Заказчик, как отмечается в некоторых договорах, несет ответственность за использование имиджа изображенного в иллюстративных материалах лица. Эти положения, даже если бы не были указаны в договоре, являются обязательными по законодательству, поэтому их нарушение могло бы привести к предусмотренной законодательством ответственности в случае возникновения претензий к получателю материалов (заказчику).

В договоре предусматривается форма оплаты: аванс, полная предоплата, оплата после оказания услуги. Предусматривается порядок расчетов в наличной или безналичной форме, использование актов сдачи-приемки оказанных услуг и счетов-фактур.

В договоре отмечается возможность наступления форс-мажорных обстоятельств (обстоя-тельств непреодолимой силы) и порядок действий при их наступлении для избежания ответствен-ности, если после возникновения таких обстоятельств одна из сторон не исполняет условий договора. Указывается в договоре срок и территория его действия, возможность и порядок продления договора, порядок изменений и дополнений.

Наряд-заказ на выполнение работ по копированию материалов содержит номер заказа, дату его оформления, наименование заказчика, конкретное название заказа, адрес (отдел, структурное подразделение), в который подается этот заказ. Далее перечисляются в соответствии с порядко-выми номерами в заказе вид материалов, номер единицы хранения, количество, детализация заказа по конкретному материалу (размер желаемой копии и т.п.). В бланке заказа предусмотрены графы для отметки о выполнении заказа и для отметки о его получении заказчиком под расписку с соответствующей датой.

Согласно «Закону об авторском праве и смежных правах» (ст. 19) допускается без согласия автора и без выплаты авторского вознаграждения, но с обязательным указанием имени автора: цитирование в оригинале и в переводе в научных, исследовательских, полемических, критических и информационных целях из правомерно обнародованных произведений в объеме, оправданном целью цитирования.

Допускается использование правомерно обнародованных произведений и отрывков из них в качестве иллюстраций в изданиях, в радио- и телепередачах, звуко- и видеозаписях учебного характера в объеме, оправданном поставленной целью.

Допускается воспроизведение в газетах, передача в эфир или сообщение по кабелю для всеобщего сведения правомерно опубликованных в газетах или журналах статей по текущим экономическим, социальным и религиозным вопросам в случаях, когда такое воспроизведение не было специально запрещено автором.

Допускается воспроизведение или сообщение для всеобщего сведения в обзорах текущих событий средствами фотографии, путем передачи в эфир или сообщения для всеобщего сведения по кабелю произведений, которые становятся увиденными или услышанными в ходе таких событий, в объеме, оправданном информационной целью. За автором сохнаняется право на опубликование таких произведений в сборниках.

Допускается без согласия автора и без выплаты авторского вознаграждения, но с обязатель-ным указанием имени автора и источника заимствования репродуцирование в единичном экземпляре без извлечения прибыли (ст. 20) правомерно опубликованного произведения библиотеками и архивами для восстановления, замены утраченных или испорченных экземпляров, предоставления экземпляров произведений другим библиотекам, утратившим по каким-либо причинам произведения из своих фондов отдельных статей и малообъемных произведений, правомерно опубликованных в сборниках, газетах и других периодических изданиях, коротких отрывков из правомерно опубликованных письменных произведений (с иллюстрациями или без иллюстраций) библиотеками и архивами по запросам физических лиц в учебных и исследова-тельских целях.

Допускается без согласия автора и без выплаты авторского вознаграждения (ст. 21) воспроиз-ведение, передача в эфир или сообщение для всеобщего сведения по кабелю произведений архитектуры, фотографии, изобразительного искусства, которые постоянно расположены в месте, открытом для свободного посещания, за исключением случаев, когда изображение произведения является основным объектом таких воспроизведений, передачи в эфир или сообщения для всеобщего сведения по кабелю, или когда изображение произведения используется для коммерческих целей.

Допускается без согласия автора и без выплаты авторского вознаграждения (ст. 22) публичное исполнение музыкальных произведений во время официальных и религиозных церемоний в объеме, оправданном характером таких церемоний.

Организация эфирного вещания может без согласия автора (ст. 24) и без выплаты дополни-тельного вознаграждения делать запись краткосрочного пользования того произведения, в отно-шении которого эта организация получила право на передачу в эфир, при условии, что такая запись производится с помощью собственного оборудования организации и для ее собственных передач. При этом организация обязана уничтожить такую запись в течение 6 месяцев после ее изготовления, если более продолжительных срок не был согласован с автором записанного произведения. Такая запись может быть сохранена без согласия автора в официальных архивах, если запись носит исключительно документальный характер.

Допускается без согласия автора произведения, исполнителя и производителя фонограммы (ст. 26), но с выплатой им вознаграждения воспроизведение аудиовизуального произведения или звукозаписи исключительно в личных целях.

Правительством Российской Федерации (ст. 28) могут устанавливаться случаи выплаты специальных отчислений за использование на территории Российской Федерации произведений, перешедших в общественное достояние. Такие отчисления выплачиваются в профессиональные фонды авторов, а также организациям, управляющим имущественными правами авторов на коллективной основе, и не могут превышать 1% от прибыли, полученной за использование таких произведений.

Не переходит по наследству (ст. 29) право авторства, право на имя и право на защиту репутации автора произведения. Наследники автора вправе осуществлять защиту указанных прав. Эти правомочия наследников сроком не ограничиваются. При отсутствии наследников автора защиту указанных прав осуществляет специально уполномоченный орган Российской Федерации.

Авторский договор (ст. 31) должен предусматривать: способы использования произведения (конкретные права, передаваемые по данному договору); срок и территорию, на которые передается право; размер вознаграждения и (или) порядок определения размера вознаграждения за каждый способ использования произведения, порядок и сроки его выплаты, а также другие условия, которые стороны сочтут существенными для данного договора. При отсутствии в авторс-ком договоре условия о сроке, на который передается право, договор может быть расторгнут автором по истечении 5 лет с даты его заключения, если пользователь будет письменно уведомлен об этом за 6 месяцев до расторжения договора. При отсутствии в авторском договоре условия о территории, на которую передается право, действие передаваемого по договору права ограничивается территорией Российской Федерации. Если в авторском договоре об издании или ином воспроизведении произведения возраграждение определяется в виде фиксированной суммы, то в договоре должен быть установлен максимальный тираж произведения.

Условие авторского договора, ограничивающее автора в создании в будущем произведений на данную тему или в данной области, является недействительным. Условия авторского договора, противоречащие положениям настоящего закона, являются недействительными.

Авторский договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 32). Авторский договор об использовании произведений в периодической печати может быть заключен в устной форме.

По авторскому договору заказа (ст. 33) автор обязуется создать произведение в соответствии с условиями договора и передать его заказчику. Заказчик обязан в счет обусловленного договором возраграждения выплатить автору аванс. Размер, порядок и срок выплаты аванса устанавливаются в договоре по соглашению сторон.

Субъектами смежных прав являются исполнители, производители фонограмм, организации эфирного или кабельного вещания (ст. 36). Разрешение на использование постановки, полученное от режиссера-постановщика спектакля, не отменяет необходимости получения разрешения у других исполнителей, участвующих в постановке, а также у автора исполняемого произведения. Исполнитель осуществляет свои смежные права при условии соблюдения прав автора исполняемого произведения. Знак охраны смежных прав может помещаться на каждом экземпляре фонограммы и (или) на каждом содержащем ее футляре и состоит из: латинской буквы «P» в окружности, имени (наименования) обладателя исключительных смежных прав; года первого опубликования фонограммы.

Исключительное право на использование исполнения или постановки (ст. 37) означает право осуществлять или разрешать осуществлять следующие действия: передавать в эфир или сообщать для всеобщего сведения по кабелю исполнение или постановку, если используемые для такой передачи исполнение или постановка не были ранее переданы в эфир или не осуществлялись с использованием записи; записывать ранее не записанные исполнение или постановку; воспроизводить запись исполнения или постановки; передавать в эфир или по кабелю запись исполнения или постановки, если первоначально эта запись была произведена не для коммерческих целей; сдавать в прокат опубликованную в коммерческих целях фонограмму, на которой записаны исполнение или постановка с участием исполнителя.