Документы, оформляющие движение музейных ценностей

Согласно вышеупомянутой «Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находя-щихся в государственных музеях», утвержденной Приказом Министерства культуры СССР (от 17 июля 1985 г.), квитанция на получение предметов от владельцев должна содержать: наименование и адрес музея; номер квитанции; фамилию, адрес и номер паспорта владельца предмета; перечисление того, что у него принято; сведения о сохранности принятых предметов; цель передачи предметов; основание приема предметов; оценку владельца; подпись владельца, подпись принявшего лица; оговорку, что музей гарантирует полную сохранность предметов, дату выписки квитанции.

Корешок квитанции на получение предметов от владельцев тоже содержит: наименование и адрес музея; номер квитанции; фамилию, адрес и номер паспорта владельца предмета; перечисление того, что у него принято; сведения о сохранности принятых предметов; цель передачи предметов; оценку владельца; оценку фондово-закупочной комиссии; подпись владельца, подпись принявшего на хранение лица, дату, печать музея.

Коллекционная опись начинается с указания номера акта, номера по книге поступлений, даты записи, даты составления описи. На обложке коллекционной описи обозначается подробное наименование коллекции, стоимость коллекции, время и место нахождения, сбора или приобре-тения коллекции с указанием лиц, собравших и определивших коллекцию; собрание, в которое эта коллекция поступила. Далее следует сама опись со следующими графами: порядковый номер; наименование и описание предмета; материал и технология; размер, вес; сохранность; примечания.

Акт приема предметов на постоянное хранение должен начинаться с наменования музея, пометки «Утверждаю» с подписью директора музея и датой, заверенной печатью музея. Далее указывается номер акта, его тип: «Акт приема предметов на постоянное хранение», дата составления. Содержание акта начинается со слов: «Настоящий акт составлен представителем музея (указывается фамилия, имя, отчество и должность составителя акта), с одной стороны, и лицом (представителем учреждения) (указывается фамилия, имя, отчество и должность), с другой, в том, что первый принял, а второй сдал в постоянное (временное) хранение (следует полное наименование музея) следующие предметы». Далее следует таблица с перечислением предметов. Таблица имеет следующие графы: номер по порядку; наименование и краткое описание, материал, техника, размер; учетные обозначения; сохранность; примечания. После таблицы указывается: «Всего по акту принял (количество предметов цифрами и прописью) предметов. Основание (указывается номер протоколов фондово-закупочной комиссии)». Акт завершается словами: «Акт составлен в (указать число) экземплярах и вручен подписавшим его лицам». Подпись принявшего, подпись сдавшего, фамилии присутствующих при передаче и составлении акта.

Акт выдачи предметов на постоянное (временное) хранение должен начинаться с намено-вания музея, пометки «Утверждаю» с подписью директора музея и датой, заверенной печатью музея. Далее указывается номер акта, его тип: «Акт выдачи предметов на постоянное (временное) хранение», дата составления. Содержание акта начинается со слов: «Настоящий акт составлен главным хранителем (зав. фондами) (указывается фамилия, имя, отчество), хранителем фонда (указывается наименование отдела, должность, также фамилия, имя, отчество) и представителем (указывается наименование учреждения, фамилия, имя, отчество и должность лица, принявшего материал), действующим на основании доверенности № (указывается номер доверенности) от (указывается число, месяц и год выдачи доверенности) и по гарантийному письму от (указывается число, месяц и год гарантийного письма) за № (указывается номер гарантийного письма) с разрешения (указывается, кто разрешил) и распоряжения директора музея (указывается автор распоряжения) в том, что первые выдали, а второй принял в постоянное (временное до) (указать дату окончания временного хранения) пользование следующие предметы для (указать цель передачи)». Далее следует таблица с перечислением предметов. Таблица имеет следующие графы: № по порядку; наименование и краткое описание, материал, техника, размер; учетные обозначения; сохранность; примечания. После таблицы указывается: «Всего по акту выдано (количество предметов цифрами и прописью) предметов». Акт завершается словами: «Акт составлен в (указать число) экземплярах и вручен (указывается, кому вручен)». Подпись принявшего, подпись сдавшего, фамилии присутствующих при передаче и составлении акта.

Журнал регистрации документации фондово-закупочной комиссии содержит следующие графы: дата приема; номер акта или номер квитанции; от кого поступило; количество предметов; номер протокола фондово-закупочной комиссии; номер предметов по коллекционной описи, поступивших в основной фонд; примечания.

Акт приема предметов на материально-ответственное хранение должен начинаться с намено-вания музея, пометки «Утверждаю» с подписью директора музея и датой, заверенной печатью музея. Далее указывается номер акта, его тип: «Акт приема предметов на материально-ответственное хранение», дата составления. Содержание акта начинается со слов: «Настоящий акт составлен (указывается отдел, откуда передается предмет, фамилия, имя, отчество и должность лица) и (указывается отдел, куда передается предмет, фамилия, имя, отчество и должность лица) в том, что первый сдал, а второй принял на материально-ответственное хранение на основании (указывается основание передачи) для (указывается цель передачи) следующие предметы». Далее следует таблица с перечислением предметов. Таблица имеет следующие графы: № по порядку; наименование и краткое описание, материал, техника, размер; учетные обозначения; сохранность; примечания. После таблицы указывается: «Всего по акту принял (количество предметов цифрами и прописью) предметов». Подпись принявшего, подпись сдавшего, фамилии присутствующих при передаче и составлении акта.

Акт внутримузейной передачи должен начинаться с наменования музея, пометки «Утверждаю» с подписью главного хранителя музея и датой. Далее указывается номер акта, его тип – «Акт внутримузейной передачи», дата составления. Содержание акта начинается со слов: «Настоящий акт составлен хранителем (указывается, какого фонда или экспозиции, фамилия и инициалы хранителя, передающего предметы) и хранителем (указывается, какого фонда или экспозиции, фамилия и инициалы хранителя, принимающего предметы) в том, что первый сдал, а второй принял на материально-ответственное хранение следующие предметы». Далее следует таблица с перечислением предметов. Таблица имеет следующие графы: № по коллекционной описи либо инвернатный номер при отсутствии номера по коллекционной описи; наименование и краткое описание; материал, техника; размер, а для драгоценных металлов – вес; сохранность; примечания. После таблицы указывается цель выдачи и основание выдачи, подпись выдавшего лица, подпись принявшего на материально-ответственное хранение, фамилии присутствующих при передаче и составлении акта.

Книга регистрации актов приема на постоянное хранение содержит следующие графы: дата записи; № актов; краткая характеристика предметов; количество предметов; источник поступления; примечания, подписи сдавшего и принявшего.

Аналогичные графы имеет книга регистрации актов приема на временное хранение. Но в ней существуют две дополнительные графы с обозначением срока пользования и отметкой о возврате.

Аналогичные графы имеет книга регистрации актов выдачи на постоянное хранение. Особенностью книги регистрации актов выдачи на постоянное хранение является графа с указанием причины выдачи.

Аналогичные графы имеет книга регистрации актов выдачи на временное хранение. Ее графы должны также указывать причину выдачи; срок выдачи; содержать отметку о возврате.

Книга поступлений на постоянное хранение для художественных музеев содержит следующие графы: № по порядку; дата записи; автор (либо школа и эпоха); наименование и краткое описание предмета – в частности, наличие подписи и даты на предмете и т.п.; сохран-ность; материал и техника; размер, вес (для драгоценных металлов и камней); время, способ и источник поступления, происхождение предмета, акты экспертизы и сопровождающие документы; цена – если предмет приобретен; куда предмет передан с распиской получившего; инвентарный номер; количество предметов.

Книга поступлений во временное пользование содержит следующие графы: № по порядку; дата записи; наименование и краткое описание предмета – материал, техника, размер, сохранность; количество; откуда и для каких целей получено с указанием номера и даты акта; срок возвращения; куда предмет передан и подпись принявшего лица; отметка о возвращении предмета; примечание.

Книга учета научно-вспомогательных материалов содержит следующие графы: № по поряд-ку; дата записи; название и краткое описание материалов; количество предметов; откуда получено со ссылкой на документ; куда передано с подписью принявшего лица; цена – если материал куплен; примечание.