Документирование аудита

Аудиторская документация является доказательством проделанной работы и может быть использована для разрешения конфликтных ситуаций, но главное – она помогает упорядочить процесс аудита, вести его по разработанной для аудиторской фирмы схеме. Сведения, содержащиеся в рабочих документах, могут быть использованы в дальнейших контактах с фирмой-клиентом, в процессе проверки которой они созданы, или в работе с другими клиентами, в аналогичных ситуациях, в процессе обучения молодых аудиторов.

Порядок подготовки рабочей документации, требования к ее содержанию, оформлению и хранению содержатся в федеральном правиле (стандарте) аудиторской деятельности «Документирование аудита».

К рабочей документации аудита относятся:

• информация об организационно-правовой форме и организационной структуре экономического субъекта;

• извлечения или копии учредительных документов экономического субъекта, а также его иных важных для проверки юридических документов (договоры, контракты, протоколы), в том числе фотокопии документов экономического субъекта (с его согласия);

• описание системы внутреннего контроля и организации бухгалтерского учета экономического субъекта;

• планы и программы проведения аудита;

• описание использованных аудиторских процедур и их результатов, сведения о том, кем и когда они выполнялись;

• объяснения, пояснения и заявления экономического субъекта;

• описание проведенных аналитических процедур и их результатов;

• второй экземпляр письменной информации аудитора руководству экономического субъекта по результатам проведения аудита.

Этот перечень примерный. В него могут быть включены также сведения о том, кем и когда выполнялись аудиторские процедуры, копии переписки с другими аудиторскими организациями, экспертами и прочими лицами в связи с проводимым аудитом, копии переписки или записи обсуждений во время встреч с экономическим субъектом по поводу вопросов, возникших в процессе аудита, включая условия проведения аудита, письма-подтверждения, полученные от экономического субъекта, копии бухгалтерской и иной финансовой документации экономического субъекта (с его санкции) (рис. 10).

Рис. 10. Рабочая документация аудита

 Состав и формы документов разрабатывает сама аудиторская организация. Они являются ее собственностью, но действия с ними не должны нарушать права и охраняемые законом интересы экономического субъекта, в отношении которого проводится аудит, и других лиц.

Сведения, содержащиеся в рабочей документации аудиторской организации конфиденциальны.

Ни проверяемый экономический субъект, ни представители налоговых и иных государственных органов не имеют право требовать от аудиторской организации представить рабочую документацию или ее копии полностью или частично, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством РФ.

В рабочих документах должно быть убедительно показано соответствие финансовых отчетов общепринятым бухгалтерским принципам и адекватность их раскрытия; зафиксировано отступление от общепринятых бухгалтерских принципов и необычные вопросы учета и дано их объяснение.

Рабочая документация должна создаваться своевременно, ее оформление завершается к моменту представления аудиторского заключения.

Рабочая документация создается на любых носителях, обеспечивающих сохранность сведений, содержащихся в ней, в течение времени, установленного для ее хранения в архиве аудиторской организации.

Каждый документ должен иметь идентификационных номер (система их построения и присвоения устанавливается аудиторской организацией).

Примерный состав реквизитов рабочей документации включает в себя:

• наименование документа;

• наименование экономического субъекта, в отношении которого проводится аудит;

• период, за который проводится аудит;

• дата выполнения аудиторской процедуры или составления документа;

• содержание документа;

• личная подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровка либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица.

Если в рабочей документации имеются условные обозначения (символы), они должны быть расшифрованы.

Документы должны, как правило, содержать ссылку на источник сведений, включенных в них.

Рабочие документы ведутся аудиторскими фирмами нашей страны, как и за рубежом, по каждому клиенту. Вся документация, которая создается в процессе аудиторской проверки клиента, собирается в отдельной папке.

Используя зарубежный опыт, эти документы можно разделить на три части: непрерывно ведущиеся документы, документы аудиторской администрации и документы текущей аудиторской информации.

Документы должны храниться в сброшюрованном виде в архиве аудиторской организации. Срок их хранения – не менее 5 лет.

Аудитору необходимо устанавливать надлежащие процедуры для обеспечения конфиденциальности и сохранности рабочих документов.

Рабочее документы – собственность аудитора, хотя часть их может быть представлена аудируемому лицу. Вместе с тем аудитор должен оговорить, что такие документы не могут быть заменой бухгалтерских записей.

Учитывая особое значение документирования аудита для обеспечения его качества и эффективности, в 2002 г. принято федеральное правило (стандарт) «Документирование аудита».